SERIES 2-08: ปัญหาภายใต้ Companies Act และมาตรการป้องกัน

เมื่อมองจากมุมของบริษัทต่างชาติ ลักษณะเด่นสำคัญประการหนึ่งของ Companies Act ของญี่ปุ่นคือการให้ความสำคัญกับ “รูปแบบ” และ “ขั้นตอน” หากเริ่มต้นทำธุรกิจในญี่ปุ่นโดยตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าใช้ระบบของประเทศตนได้เช่นเดิม บริษัทอาจต้องเผชิญกับปัญหาที่กระทบโดยตรงต่อความต่อเนื่องของธุรกิจ เช่น การถูกเรียกค่าเสียหายที่ไม่ได้คาดคิด หรือการที่มติถูกเพิกถอน

บทความนี้จำกัดขอบเขต “ประเด็นเฉพาะของกฎหมายญี่ปุ่น” ที่บริษัทต่างชาติเข้าใจผิดได้ง่ายเป็นพิเศษไว้ที่ 3 ประเด็น ได้แก่ (i) การถอดถอนกรรมการ (ii) ความบกพร่องของมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นและกระบวนการแก้ไข และ (iii) การจัดการตราประทับ พร้อมอธิบายประกอบกับกรณีตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม

１．การถอดถอนกรรมการ — “ถอดถอนเมื่อใดก็ได้” แต่มาพร้อมกับการชดใช้ค่าเสียหาย


(กรณีตัวอย่าง) ถอดถอนกรรมการผู้แทนโดยอ้างเหตุความขัดแย้งด้านนโยบาย แล้วถูกเรียกค่าเสียหาย บริษัทต่างชาติ A ได้ถอดถอน B ซึ่งเป็นกรรมการผู้แทนของบริษัทลูกในญี่ปุ่น ด้วยมติสามัญของที่ประชุมผู้ถือหุ้น โดยอ้างเหตุความขัดแย้งด้านนโยบายการบริหาร อย่างไรก็ดี B ได้ฟ้องบริษัทโดยอ้างว่า “เป็นการถอดถอนโดยไม่มีเหตุอันสมควร” และศาลได้พิพากษาให้ชดใช้ค่าเสียหายเป็นจำนวนเท่ากับค่าตอบแทนของวาระที่เหลืออยู่ แม้การถอดถอนจะมีผลสมบูรณ์ แต่บริษัทกลับต้องแบกรับภาระทางการเงินที่ไม่ได้คาดคิด

(1) ถอดถอนได้ “เมื่อใดก็ได้” แต่ไม่ได้ “เสรี” โดยสมบูรณ์

ภายใต้ Companies Act ของญี่ปุ่น กรรมการอาจถูกถอดถอนเมื่อใดก็ได้ด้วยมติสามัญของที่ประชุมผู้ถือหุ้น (Companies Act มาตรา 339 วรรค 1) หากพิจารณาเพียงประเด็นนี้ การถอดถอนดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ถือหุ้นที่ถือสิทธิออกเสียงข้างมาก อย่างไรก็ตาม หากถอดถอนโดยไม่มีเหตุอันสมควร บริษัทต้องรับผิดชดใช้ค่าเสียหายต่อกรรมการที่ถูกถอดถอน (Companies Act มาตรา 339 วรรค 2) โดยทั่วไป จำนวนค่าเสียหายจะถือเป็นจำนวนเท่ากับค่าตอบแทนที่กรรมการควรจะได้รับในช่วงวาระที่เหลืออยู่ ดังนั้นวาระที่เหลืออยู่ยิ่งยาว จำนวนเงินก็ยิ่งสูง “การถอดถอนได้” กับ “การถอดถอนได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย” เป็นคนละเรื่องกัน และนี่คือจุดที่บริษัทต่างชาติมองข้ามได้ง่าย

(2) ขอบเขตของ “เหตุอันสมควร” มีจำกัด

สิ่งที่ได้รับการยอมรับว่าเป็นเหตุอันสมควรจำกัดอยู่เพียงพฤติการณ์เชิงภาวะวิสัย เช่น ความยากลำบากในการปฏิบัติหน้าที่อันเนื่องมาจากความบกพร่องทางร่างกายหรือจิตใจ การฝ่าฝืนกฎหมายหรือข้อบังคับบริษัท (articles of incorporation) หรือความไม่เหมาะสมอย่างชัดแจ้งต่อตำแหน่งหน้าที่ โดยทั่วไป เพียงความเห็นต่างด้านนโยบายการบริหารหรือการสูญเสียความไว้วางใจระหว่างกัน ยังไม่ได้รับการยอมรับว่าเป็นเหตุอันสมควร ดังนั้น เมื่อพิจารณาจะถอดถอน การบันทึกและจัดระเบียบข้อเท็จจริงที่สนับสนุนเหตุอันสมควรไว้ล่วงหน้า และคำนึงถึงจังหวะเวลาที่วาระจะสิ้นสุดลงด้วย ย่อมเป็นมาตรการป้องกันที่ได้ผล

(3) “การฟ้องขอให้ถอดถอน” ในกรณีที่ญัตติถอดถอนถูกปฏิเสธ

ในทางกลับกัน แม้ต้องการถอดถอนกรรมการที่มีการกระทำมิชอบ ก็อาจเกิดกรณีที่กรรมการผู้นั้นถือสิทธิออกเสียงจำนวนมากเสียเอง จนญัตติถอดถอนถูกปฏิเสธในที่ประชุมผู้ถือหุ้น แม้ในกรณีเช่นนี้ ผู้ถือหุ้นข้างน้อยที่เข้าเงื่อนไขบางประการก็สามารถร้องขอต่อศาลให้ถอดถอนกรรมการได้ (Companies Act มาตรา 854 · การฟ้องขอให้ถอดถอน) การที่ความขัดแย้งซึ่งไม่อาจแก้ไขได้ด้วยเสียงข้างมากเพียงอย่างเดียวสามารถได้รับการแก้ไขผ่านกระบวนการทางศาล ถือเป็นลักษณะเด่นประการหนึ่งของ Companies Act ของญี่ปุ่น

２．ความบกพร่องของมติที่ประชุมผู้ถือหุ้น — โต้แย้งด้วย “การฟ้องขอเพิกถอน” ไม่ใช่ด้วย “ความเป็นโมฆะ”


(กรณีตัวอย่าง) มติถูกเพิกถอนเพราะขั้นตอนการเรียกประชุมบกพร่อง ทำให้ดีล M&A ที่วางแผนไว้ต้องล้มเลิก บริษัทต่างชาติ C ถือหุ้นส่วนใหญ่ของบริษัทลูกในญี่ปุ่น จึงเห็นว่าที่ประชุมผู้ถือหุ้นเป็นเพียงพิธีการ และได้อนุมัติดีล M&A ที่วางแผนไว้ในที่ประชุมผู้ถือหุ้น โดยละเลยไม่ส่งหนังสือเรียกประชุมไปยัง D ผู้ถือหุ้นข้างน้อยสัญชาติญี่ปุ่นซึ่งถือหุ้นอยู่ 20% แม้ในแง่สิทธิออกเสียงมติจะผ่านความเห็นชอบแล้ว แต่ D ได้ฟ้องขอเพิกถอนมติโดยอ้างความบกพร่องของขั้นตอนการเรียกประชุม และศาลได้เพิกถอนมตินั้น

(1) มติที่มีความบกพร่องไม่ได้ “ตกเป็นโมฆะโดยอัตโนมัติ”

ประเด็นที่บริษัทต่างชาติเข้าใจผิดได้ง่ายคือความคิดที่ว่า “หากขั้นตอนมีความบกพร่อง มตินั้นย่อมตกเป็นโมฆะโดยอัตโนมัติ” ภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น วิธีการโต้แย้งจะแตกต่างกันไปตามประเภทของความบกพร่อง กรณีขั้นตอนการเรียกประชุมหรือวิธีการลงมติฝ่าฝืนกฎหมายหรือข้อบังคับบริษัท ให้ใช้การฟ้องขอเพิกถอนมติ (Companies Act มาตรา 831) กรณีเนื้อหาของมติเองฝ่าฝืนกฎหมาย ให้ใช้การฟ้องขอให้ศาลมีคำพิพากษาว่ามติเป็นโมฆะ (Companies Act มาตรา 830 วรรค 2) และกรณีมีความบกพร่องร้ายแรงถึงขนาดที่ไม่อาจถือได้ว่ามติมีอยู่ ให้ใช้การฟ้องขอให้ศาลมีคำพิพากษาว่ามติไม่มีอยู่ (วรรค 1 ของมาตราเดียวกัน)

ความบกพร่องของขั้นตอนการเรียกประชุมจัดอยู่ในกลุ่ม “การเพิกถอน” ข้างต้น สิ่งสำคัญคือ จนกว่าจะมีการฟ้องขอเพิกถอนและคำพิพากษาให้เพิกถอนถึงที่สุด มตินั้นจะถูกถือว่ามีผลสมบูรณ์ไปก่อน ยิ่งไปกว่านั้น การฟ้องขอเพิกถอนต้องยื่นภายใน 3 เดือนนับแต่วันที่มีมติ และเมื่อพ้นกำหนดนี้ไปแล้ว แม้จะมีความบกพร่องก็ไม่อาจโต้แย้งได้อีก ดังนั้น ฝ่ายที่กล่าวอ้างความบกพร่องจำเป็นต้องยื่นฟ้องภายในกำหนดเวลาดังกล่าว

(2) ประเด็นสำคัญของขั้นตอนการเรียกประชุมที่ชอบด้วยกฎหมาย

เพื่อหลีกเลี่ยงการที่มติถูกเพิกถอน สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินขั้นตอนการเรียกประชุมอย่างถูกต้องแม่นยำจนถึงในเชิงรูปแบบ หลักพื้นฐานได้แก่ (i) ส่งหนังสือเรียกประชุมไปยังผู้ถือหุ้นทุกรายที่มีสิทธิออกเสียง (ii) บริษัทมหาชน (Public Company / Kokai Kaisha) ต้องส่งภายในกำหนด 2 สัปดาห์ก่อนวันประชุม (บริษัทที่มิใช่บริษัทมหาชนคือ 1 สัปดาห์ก่อน) และ (iii) ระบุระเบียบวาระ (วัตถุประสงค์ของการประชุม) ไว้ในหนังสือเรียกประชุมอย่างชัดเจน โดยเฉพาะข้อ (i) ต้องระมัดระวัง เพราะหากมีการตกหล่นไม่ได้แจ้งผู้ถือหุ้นบางราย แม้มติจะผ่านด้วยเสียงข้างมากก็อาจกลายเป็นเหตุแห่งการเพิกถอนได้ แนวคิดที่ว่าเพียงถือเสียงข้างมากไว้แล้วความบกพร่องของขั้นตอนจะไม่เป็นปัญหานั้น ใช้ไม่ได้ในญี่ปุ่น

อนึ่ง ในส่วนของวิธีการแจ้ง บริษัทที่มีคณะกรรมการบริษัท (Company with a Board of Directors) โดยหลักจะส่งหนังสือเรียกประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร (Companies Act มาตรา 299 วรรค 2) แต่หากได้รับความยินยอมจากผู้ถือหุ้นแล้ว การแจ้งด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น อีเมล) ก็เป็นที่ยอมรับเช่นกัน (วรรค 3 ของมาตราเดียวกัน) หากได้รับความยินยอมจากผู้ถือหุ้นล่วงหน้าให้รับหนังสือด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ในทางปฏิบัติก็สามารถส่งหนังสือเรียกประชุมเป็นไฟล์แนบ PDF ทางอีเมลได้ ในทางกลับกัน หากส่งทางอีเมลโดยยังไม่ได้รับความยินยอม หรือโดยไม่เป็นไปตามกำหนดเวลาและรายการที่ต้องระบุข้างต้น ก็จะเกิดความบกพร่องขึ้น

３．การจัดการตราประทับและตราประทับธนาคาร (Inkan และ Ginkoin) — “กุญแจ” ที่จับต้องได้ซึ่งทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก


(กรณีตัวอย่าง) กรรมการผู้แทนลาออกโดยยังถือตราประทับจดทะเบียนและตราประทับธนาคารไว้ ทำให้งานปฏิบัติการของบริษัทหยุดชะงัก กรรมการผู้แทน E ได้ลาออกโดยยังถือตราประทับจดทะเบียนของบริษัท (Jitsuin) และตราประทับธนาคาร (Ginkoin) ไว้ ผลก็คือ บริษัทไม่สามารถยื่นคำขอจดทะเบียน ทำสัญญาสำคัญ หรือทำธุรกรรมกับธนาคารได้ และงานปฏิบัติการของบริษัทต้องหยุดชะงักชั่วคราว สาเหตุมาจากการที่ตราประทับซึ่งเป็นวัตถุที่จับต้องได้ถูกรวมศูนย์ไว้ในมือของบุคคลเพียงคนเดียว

(1) วัฒนธรรมตราประทับอันเป็นเอกลักษณ์ของญี่ปุ่น

ในญี่ปุ่น ตราประทับ (Inkan) มีบทบาทสำคัญในสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การทำสัญญา การทำธุรกรรมกับธนาคาร และการดำเนินการทางปกครอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “ตราประทับจดทะเบียนของนิติบุคคล (Kaisha Jitsuin) หรือตราประทับของผู้แทน (Daihyosha-in)” ซึ่งต้องยื่นจดไว้ที่ Legal Affairs Bureau (Homukyoku) และใช้ในการยื่นคำขอจดทะเบียนและอื่น ๆ ส่วนธุรกรรมกับธนาคารจะใช้ “ตราประทับธนาคาร (Ginkoin)” เนื่องจากตราประทับเป็น “วัตถุ” ที่จับต้องได้ หากผู้ที่ถือครองตราประทับนั้นออกจากบริษัทไป ก็อาจเกิดสถานการณ์ที่บริษัทไม่สามารถดำเนินขั้นตอนสำคัญได้ อนึ่ง ในระยะหลังมีความเคลื่อนไหวในทิศทาง “ลดการใช้ตราประทับ” เช่น การยื่นจดตราประทับกลายเป็นทางเลือกสำหรับการยื่นคำขอจดทะเบียนพาณิชย์แบบออนไลน์ แต่ในทางปฏิบัติตราประทับก็ยังคงถูกใช้อย่างแพร่หลาย ดังนั้นการจัดวางระบบการบริหารจัดการตราประทับจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

(2) การจัดการตราประทับในฐานะกฎเกณฑ์ภายใน

Companies Act มิได้กำกับดูแลการจัดการตราประทับโดยตรง แต่วิธีการเก็บรักษาและบริหารจัดการตราประทับ เป็นต้น จำเป็นต้องกำหนดไว้ในฐานะส่วนหนึ่งของระบบการควบคุมภายใน (internal control system) (Companies Act มาตรา 362 วรรค 4 อนุมาตรา 6) กล่าวคือ บริษัทจำเป็นต้องวางกฎเกณฑ์ภายในที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการจัดการตราประทับ

เมื่อบริษัทต่างชาติดำเนินธุรกิจในญี่ปุ่น การจัดวางกฎเกณฑ์ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

การกำหนดสถานที่เก็บรักษาตราประทับและสิทธิในการเข้าถึงให้ชัดเจน
กระบวนการส่งมอบงานเมื่อมีการเปลี่ยนตัวผู้แทน
การบริหารอำนาจในการทำธุรกรรมกับธนาคาร
การจัดทำเป็นเอกสารในฐานะการควบคุมภายใน

４．สรุป

Companies Act ของญี่ปุ่นมีลักษณะเด่นในด้าน “รูปแบบและขั้นตอน” ที่มองเห็นได้ยากจากมุมของระบบกฎหมายต่างประเทศ ได้แก่ (i) ค่าเสียหายที่มาพร้อมกับการถอดถอน (ii) กระบวนการทางศาลเพื่อโต้แย้งความบกพร่องของมติ และ (iii) ตราประทับซึ่งเป็นวัตถุที่ต้องบริหารจัดการในเชิงกายภาพ การทำความเข้าใจประเด็นเฉพาะเหล่านี้ไว้ล่วงหน้า พร้อมกับการจัดทำระเบียบภายในบริษัทและการวางระบบสนับสนุนโดยผู้เชี่ยวชาญ จะช่วยลดปัญหาที่ไม่ได้คาดคิดลงได้อย่างมาก

สายด่วนบริการภาษาไทย

TEL：+81-70-4753-3190/ +66-88-919-2266

LINE　　

แนะนำทนาย

เรียวตะ โยชิทากิ

สาขาที่เชี่ยวชาญ

คุณโยชิทากิเชี่ยวชาญด้านกฎระเบียบฟินเทค (Fintech), การควบรวมและซื้อกิจการระหว่างประเทศ (cross-border M&A) และกิจการด้านกฎหมายของสตาร์ทอัพ โดยมีความสามารถโดดเด่นในการสนับสนุนการขยายธุรกิจไปทั่วโลกของบริษัทที่กำลังเติบโต คุณโยชิทากิเริ่มต้นอาชีพในตำแหน่งที่ปรึกษากฎหมายภายในองค์กรที่ธนาคารรายใหญ่แห่งหนึ่งของญี่ปุ่น โดยรับผิดชอบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงิน และในระหว่างที่ได้รับมอบหมายให้ไปประจำที่สถาบันการเงินในประเทศไทย ก็ได้มีส่วนร่วมในการส่งเสริมโครงการความร่วมมือระหว่างประเทศสำหรับระบบการชำระเงินด้วยคิวอาร์โค้ด หลังจากนั้น คุณโยชิทากิได้ทำงานที่สำนักงานในประเทศไทยแห่งหนึ่งซึ่งเป็นสำนักงานกฎหมายชั้นนำที่ใหญ่ที่สุดในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ โดยรับผิดชอบคดีความระหว่างประเทศที่หลากหลายสำหรับลูกค้าชาวญี่ปุ่น เช่น ปัญหาด้านแรงงาน, การควบรวมและซื้อกิจการ และการระงับข้อพิพาท โดยทำงานร่วมกับทีมงานจากหลากหลายเชื้อชาติ และมีผลงานเป็นที่ยอมรับในการเชื่อมช่องว่างทางวัฒนธรรมและกฎหมายระหว่างประเทศ ปัจจุบัน คุณโยชิทากิมุ่งเน้นการสนับสนุนสตาร์ทอัพ (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับฟินเทค) ในการพัฒนาและดำเนินกลยุทธ์ทางกฎหมายที่ครอบคลุมทั้งในญี่ปุ่นและเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ อีกทั้งยังได้สร้างโครงสร้างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการระดมทุนและการขยายธุรกิจระหว่างประเทศให้กับบริษัทเกิดใหม่หลายแห่ง จนได้รับความไว้วางใจในฐานะ “พันธมิตรที่นำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาที่ใช้งานได้จริงและมุ่งเน้นทางธุรกิจ”

ประวัติการศึกษาและประสบการณ์การทำงาน

2011. 3	จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยเคโอ (นิติศาสตรบัณฑิต)
2013. 3	จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยโตเกียว (นิติศาสตรมหาบัณฑิต)
2014.11	ผ่านการอบรมจากสถาบันวิจัยและอบรมกฎหมายแห่งศาลฎีกาญี่ปุ่น
2015. 1 ～ 2020. 8	ธนาคารเอ็มยูเอฟจี จำกัด (ที่ปรึกษากฎหมายภายในองค์กร)
2020. 8 ～ 2021. 9	Rajah & Tann Asia (สำนักงานประเทศไทย)
2022.10 ～ 2025. 9	ประกอบวิชาชีพในกรุงเทพฯ ประเทศไทย (บริษัทสตาร์ทอัพ)
2025. 10	เข้าร่วมสำนักงานกฎหมาย AZ MORE International

　AZ MORE สำนักงานกฎหมายระหว่างประเทศ