Nhìn từ góc độ của doanh nghiệp nước ngoài, một đặc trưng lớn của Luật Doanh nghiệp Nhật Bản là việc coi trọng “hình thức” và “thủ tục”. Nếu bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản trên tiền đề áp dụng nguyên vẹn chế độ của nước mình, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những rắc rối liên quan trực tiếp đến sự tiếp tục của hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như yêu cầu bồi thường thiệt hại ngoài dự kiến hoặc việc nghị quyết bị hủy bỏ.

Trong bài viết này, chúng tôi giới hạn “các vấn đề đặc thù của pháp luật Nhật Bản” mà doanh nghiệp nước ngoài đặc biệt dễ hiểu nhầm vào ba nội dung, gồm ① việc bãi nhiệm Giám đốc, ② khiếm khuyết của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và thủ tục khắc phục, ③ việc quản lý con dấu, và giải thích cùng với các tình huống cụ thể.

１．Bãi nhiệm Giám đốc — “Có thể bãi nhiệm bất cứ lúc nào” nhưng đi kèm trách nhiệm bồi thường thiệt hại

(1) Việc bãi nhiệm có thể thực hiện “bất cứ lúc nào” nhưng không hoàn toàn “tự do”

Theo Luật Doanh nghiệp Nhật Bản, Giám đốc có thể bị bãi nhiệm bất cứ lúc nào bằng nghị quyết thông thường của Đại hội đồng cổ đông (Luật Doanh nghiệp Điều 339 khoản 1). Chỉ nhìn vào điểm này, việc bãi nhiệm có vẻ dễ dàng đối với cổ đông nắm giữ đa số quyền biểu quyết. Tuy nhiên, nếu bãi nhiệm mà không có lý do chính đáng, công ty phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại đối với Giám đốc bị bãi nhiệm (Luật Doanh nghiệp Điều 339 khoản 2). Khoản bồi thường thông thường được xác định là số tiền tương đương với thù lao lẽ ra nhận được trong phần nhiệm kỳ còn lại, và nhiệm kỳ còn lại càng dài thì số tiền càng cao. “Có thể bãi nhiệm” và “có thể bãi nhiệm mà không mất chi phí” là hai vấn đề khác nhau, và đây chính là điểm mà doanh nghiệp nước ngoài dễ bỏ sót.

(2) Phạm vi của “lý do chính đáng” là hạn chế

Những trường hợp được thừa nhận là lý do chính đáng chỉ giới hạn ở các tình tiết khách quan, chẳng hạn như khó khăn trong việc thực hiện chức trách do khiếm khuyết về thể chất hoặc tinh thần, vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty (Teikan), hoặc sự không phù hợp rõ rệt đối với chức vụ. Thông thường, chỉ đơn thuần có sự khác biệt về phương châm kinh doanh hoặc mất đi quan hệ tin cậy thì không được thừa nhận là lý do chính đáng. Do đó, khi cân nhắc việc bãi nhiệm, việc ghi chép và sắp xếp trước các tình tiết chứng minh lý do chính đáng, đồng thời tính đến thời điểm hết nhiệm kỳ, sẽ trở thành biện pháp phòng ngừa hữu hiệu.

(3) “Khởi kiện yêu cầu bãi nhiệm” trong trường hợp đề án bãi nhiệm bị bác bỏ

Ngược lại, ngay cả khi muốn bãi nhiệm một Giám đốc có hành vi sai trái, cũng có trường hợp chính Giám đốc đó nắm giữ nhiều quyền biểu quyết khiến đề án bãi nhiệm bị bác bỏ tại Đại hội đồng cổ đông. Ngay cả trong trường hợp này, cổ đông thiểu số đáp ứng những điều kiện nhất định vẫn có thể yêu cầu tòa án bãi nhiệm Giám đốc đó (Luật Doanh nghiệp Điều 854 · khởi kiện yêu cầu bãi nhiệm). Việc có thể khắc phục bằng thủ tục tố tụng những xung đột mà chỉ riêng nguyên tắc đa số không giải quyết được là một trong những đặc trưng của Luật Doanh nghiệp Nhật Bản.

２．Khiếm khuyết của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông — Tranh chấp bằng “khởi kiện hủy bỏ” chứ không phải bằng “vô hiệu”

(1) Nghị quyết có khiếm khuyết không đương nhiên trở nên “vô hiệu”

Điểm mà doanh nghiệp nước ngoài dễ hiểu nhầm là quan niệm “nếu thủ tục có khiếm khuyết thì nghị quyết đương nhiên vô hiệu”. Theo pháp luật Nhật Bản, cách thức tranh chấp được phân chia tùy theo loại khiếm khuyết. Trường hợp thủ tục triệu tập hoặc phương thức ra nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty thì áp dụng khởi kiện yêu cầu hủy bỏ nghị quyết (Luật Doanh nghiệp Điều 831); trường hợp bản thân nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật thì áp dụng khởi kiện yêu cầu xác nhận nghị quyết vô hiệu (Luật Doanh nghiệp Điều 830 khoản 2); và trường hợp có khiếm khuyết nghiêm trọng đến mức không thể đánh giá là nghị quyết có tồn tại thì áp dụng khởi kiện yêu cầu xác nhận nghị quyết không tồn tại (khoản 1 của cùng Điều luật).

Khiếm khuyết trong thủ tục triệu tập thuộc vấn đề “hủy bỏ” nêu trên. Điều quan trọng là, cho đến khi khởi kiện yêu cầu hủy bỏ và bản án hủy bỏ có hiệu lực pháp luật, nghị quyết đó tạm thời vẫn được coi là có hiệu lực. Hơn nữa, khởi kiện yêu cầu hủy bỏ phải được thực hiện trong vòng 3 tháng kể từ ngày ra nghị quyết, và khi quá thời hạn này thì dù có khiếm khuyết cũng không thể tranh chấp được nữa. Do đó, bên chủ trương có khiếm khuyết cần khởi kiện trong thời hạn đó.

(2) Những điểm mấu chốt của thủ tục triệu tập hợp pháp

Để tránh việc nghị quyết bị hủy bỏ, điều quan trọng là phải thực hiện chính xác thủ tục triệu tập, kể cả về mặt hình thức. Những điểm cơ bản là: ① gửi thông báo đến toàn bộ cổ đông có quyền biểu quyết; ② công ty đại chúng (Kokai Kaisha) phải gửi chậm nhất là 2 tuần trước ngày họp (công ty không đại chúng là 1 tuần trước); ③ ghi rõ chương trình nghị sự (các vấn đề thuộc mục đích cuộc họp) trong thông báo. Đặc biệt cần lưu ý điểm ①, bởi nếu bỏ sót thông báo cho một số cổ đông thì ngay cả khi nghị quyết đã được thông qua theo nguyên tắc đa số, điều đó vẫn có thể trở thành căn cứ để hủy bỏ. Quan niệm cho rằng chỉ cần nắm giữ đa số thì khiếm khuyết về thủ tục sẽ không thành vấn đề là không được chấp nhận tại Nhật Bản.

Ngoài ra, về phương thức thông báo, tại công ty có Hội đồng quản trị (Torishimariyaku-kai Secchi Kaisha), thông báo triệu tập về nguyên tắc được gửi bằng văn bản (Luật Doanh nghiệp Điều 299 khoản 2), nhưng nếu đã được cổ đông chấp thuận thì thông báo bằng phương thức điện tử (thư điện tử, v.v.) cũng được chấp nhận (khoản 3 của cùng Điều luật). Nếu đã nhận được sự chấp thuận trước của cổ đông về việc nhận thông báo bằng phương thức điện tử, thì trên thực tế cũng có thể gửi thông báo triệu tập qua thư điện tử kèm tệp PDF. Ngược lại, nếu gửi thư điện tử mà chưa nhận được sự chấp thuận, hoặc không đáp ứng thời hạn và các nội dung phải ghi nêu trên, thì sẽ phát sinh khiếm khuyết.

３．Quản lý con dấu và con dấu ngân hàng (Inkan và Ginkoin) — Chiếc “chìa khóa” vật lý làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh

(1) Văn hóa con dấu đặc thù của Nhật Bản

Tại Nhật Bản, con dấu (Inkan) đóng vai trò quan trọng trong các tình huống như ký kết hợp đồng, giao dịch ngân hàng và thủ tục hành chính. Đặc biệt, “con dấu đã đăng ký của pháp nhân (Kaisha Jitsuin), tức con dấu của người đại diện (Daihyosha-in)” được đăng ký tại Cục Pháp vụ (Homukyoku) và được sử dụng cho việc nộp hồ sơ đăng ký v.v., còn giao dịch ngân hàng thì sử dụng “con dấu ngân hàng (Ginkoin)”. Vì con dấu là một “vật” hữu hình nên khi người nắm giữ nó rời đi, có thể phát sinh tình huống công ty không thể thực hiện được các thủ tục quan trọng. Ngoài ra, những năm gần đây xu hướng “giảm phụ thuộc vào con dấu” cũng đang tiến triển, chẳng hạn như việc đăng ký con dấu trở thành tùy chọn đối với hồ sơ đăng ký thương mại nộp trực tuyến, nhưng trên thực tế con dấu vẫn được sử dụng rộng rãi, do đó việc xây dựng cơ chế quản lý con dấu là điều không thể thiếu.

(2) Quản lý con dấu với tư cách là quy định nội bộ

Luật Doanh nghiệp không trực tiếp điều chỉnh việc quản lý con dấu, nhưng phương pháp lưu giữ và quản lý con dấu v.v. cần được quy định như một nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ (Luật Doanh nghiệp Điều 362 khoản 4 mục 6). Nói cách khác, công ty cần thiết lập quy định nội bộ rõ ràng về phương pháp quản lý con dấu.

Khi doanh nghiệp nước ngoài hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản, việc xây dựng các quy định sau đây là không thể thiếu.

• Làm rõ nơi lưu giữ con dấu và quyền tiếp cận con dấu
• Quy trình bàn giao khi thay đổi người đại diện
• Quản lý thẩm quyền đối với giao dịch ngân hàng
• Văn bản hóa với tư cách là kiểm soát nội bộ

４．Tổng kết

Luật Doanh nghiệp Nhật Bản có những đặc trưng về “hình thức và thủ tục” khó nhận thấy từ góc nhìn của các chế độ nước ngoài, chẳng hạn như ① trách nhiệm bồi thường thiệt hại đi kèm việc bãi nhiệm, ② thủ tục tố tụng để tranh chấp về khiếm khuyết của nghị quyết, và ③ con dấu — một đối tượng quản lý mang tính vật lý. Bằng việc hiểu trước những vấn đề đặc thù này và xây dựng sẵn các quy chế nội bộ cũng như cơ chế hỗ trợ từ các chuyên gia, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể những rắc rối ngoài dự kiến.

Đường dây chuyên dụng tiếng Việt

TEL：080-4745-1662

LINE　　

Giới thiệu luật sư phụ trách

Luật sư Minakoshi Ishin

Lĩnh vực hành nghề

Lĩnh vực hành nghề chính của Luật sư Minakoshi bao gồm pháp luật doanh nghiệp, các vấn đề tiêu dùng như vụ việc lừa đảo, dân sự thông thường, tranh chấp gia đình và hình sự.
Luật sư Minakoshi sinh ra và lớn lên tại thành phố Osaka. Trước khi đăng ký hành nghề luật sư, anh đã làm việc tại một công ty thương mại, thực hiện công việc phiên dịch tiếng Việt.
Nhờ có kinh nghiệm làm phiên dịch tiếng Việt, anh tích cực xử lý cả các vụ việc liên quan đến Việt Nam, bao gồm cả khách hàng là doanh nghiệp và cá nhân.
Ngoài ra, với tính cách thân thiện và giao tiếp cởi mở, anh tạo cảm giác yên tâm cho cả những người lần đầu đến tư vấn.

　Văn phòng luật quốc tế AZMORE