SERIES 2-06: การดำเนินการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัท

การประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัทใน Kabushiki Kaisha ของญี่ปุ่นมีทั้งกติกาและแนวปฏิบัติที่เป็นลักษณะเฉพาะของญี่ปุ่น นอกจากนี้ ในช่วงหลังการพัฒนาด้านดิจิทัล (digitalization) ยังทำให้ระบบที่เกี่ยวข้องและแนวปฏิบัติในตลาดเปลี่ยนแปลงไปด้วย เช่น การส่งมอบเอกสารประกอบการประชุมผู้ถือหุ้นด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์ และการจัดรูปแบบการดำเนินงานโดยสมมติให้มีการเข้าร่วมออนไลน์ บทความนี้สรุปกติกาพื้นฐานของการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัท รวมถึงประเด็นเชิงปฏิบัติสำหรับรูปแบบออนไลน์

１．การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี

Kabushiki Kaisha ของญี่ปุ่นต้องเรียกประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีหลังสิ้นสุดรอบปีบัญชี ภายในระยะเวลาหนึ่ง ภายใต้ Companies Act ไม่มีบทบัญญัติที่ระบุโดยตรงว่า “ต้องจัดภายใน 3 เดือนหลังสิ้นสุดรอบปีบัญชี” อย่างไรก็ดี ในทางปฏิบัติ บริษัทจำนวนมากกำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท (articles of incorporation / Teikan) ว่าการประชุมสามัญประจำปีต้องจัดภายใน 3 เดือนหลังสิ้นสุดรอบปีบัญชี (วันสิ้นปีงบการเงิน) ดังนั้น บริษัทที่มีวันสิ้นปีบัญชี 31 มีนาคม มักจัดประชุมสามัญประจำปีในเดือนมิถุนายน ขณะที่บริษัทที่มีวันสิ้นปีบัญชี 31 ธันวาคม มักจัดในเดือนมีนาคม เวลาแน่นอนขึ้นอยู่กับรอบปีบัญชีและข้อบังคับบริษัทของแต่ละบริษัท

ในการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี โดยทั่วไปบริษัทจะ (i) อนุมัติหรือรับทราบงบการเงินของรอบปีนั้น (ii) แต่งตั้งกรรมการ ผู้ตรวจสอบบริษัท (company auditors) และเจ้าหน้าที่อื่น ๆ และ (iii) มีมติเกี่ยวกับเงินปันผลจากกำไรสะสม (dividends of surplus) และเรื่องอื่นที่ Companies Act หรือข้อบังคับบริษัทกำหนด


	บริษัทที่มีวันสิ้นปีบัญชี 31 มีนาคม	บริษัทที่มีวันสิ้นปีบัญชี 31 ธันวาคม
วันสิ้นปีบัญชี (วันสิ้นปีงบการเงิน)	31 มีนาคม	31 ธันวาคม
ช่วงเวลาการจัดประชุมสามัญประจำปี	ภายในสิ้นเดือนมิถุนายน	ภายในสิ้นเดือนมีนาคม

２．เรื่องที่ต้องมีมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและคณะกรรมการบริษัท

(1) เรื่องที่ที่ประชุมผู้ถือหุ้นมีมติได้ (กรณีที่มีคณะกรรมการบริษัท)

แม้ที่ประชุมผู้ถือหุ้นจะเป็นองค์กรตัดสินใจสูงสุดของบริษัท แต่หากบริษัทจัดตั้งคณะกรรมการบริษัท (board of directors / Torishimariyaku-kai) แล้ว ที่ประชุมผู้ถือหุ้นไม่สามารถมีมติในเรื่องใดก็ได้ตามดุลยพินิจ ในกรณีดังกล่าว เรื่องที่ที่ประชุมผู้ถือหุ้นมีมติได้จะถูกจำกัดอยู่เฉพาะเรื่องที่ Companies Act หรือข้อบังคับบริษัทกำหนดไว้ โดยมักเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ “โครงสร้างพื้นฐาน” ของบริษัท เช่น การแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ การแก้ไขข้อบังคับบริษัท และการจัดสรรกำไรสะสม (appropriation of surplus)

(2) เรื่องที่คณะกรรมการบริษัทต้องมีมติ

การตัดสินใจด้านการบริหารที่สำคัญต้องมีมติของคณะกรรมการบริษัท แม้งานประจำวันอาจถูกดำเนินการและเป็นตัวแทนโดยกรรมการผู้แทน (representative director / Daihyou Torishimariyaku) เพียงคนเดียวได้ แต่การตัดสินใจเรื่อง “การดำเนินงานที่สำคัญ” ไม่อาจมอบหมายให้กรรมการรายบุคคลได้ (Companies Act มาตรา 362(4)) ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่ การจำหน่ายหรือได้มาซึ่งทรัพย์สินสำคัญ การกู้ยืมวงเงินมาก การเปลี่ยนแปลงบุคลากรหรือโครงสร้างองค์กรที่สำคัญ และการพัฒนาระบบควบคุมภายใน (internal control system)

３．รูปแบบการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัท

โดยหลักแล้ว ทั้งการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัทจะจัดโดยให้ผู้ถือหุ้นและกรรมการเข้าร่วม ณ สถานที่จริง อย่างไรก็ดี ในทางปฏิบัติการเข้าร่วมออนไลน์ถูกนำมาใช้มากขึ้น และได้มีการพัฒนากระบวนการและแนวทางการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง

(1) การเข้าร่วมออนไลน์ในการประชุมผู้ถือหุ้น

ภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น โดยหลักแล้วการประชุมผู้ถือหุ้นต้องถูกเรียกประชุมโดยระบุ “สถานที่” ที่เป็นสถานที่จริง ดังนั้น บริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ (unlisted company) จึงไม่สามารถจัดประชุมผู้ถือหุ้นแบบออนไลน์เต็มรูปแบบได้ อย่างไรก็ดี ในทางปฏิบัติสามารถจัดประชุมผู้ถือหุ้นแบบ hybrid ได้ กล่าวคือ บริษัทกำหนดสถานที่จริงไว้พร้อมกันกับการอนุญาตให้ผู้ถือหุ้นเข้าร่วมออนไลน์

เมื่อจัดประชุมผู้ถือหุ้นแบบ hybrid บริษัทควรวางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ เช่น สภาพแวดล้อมด้านการสื่อสาร การยืนยันตัวตน วิธีจัดการคำถามและญัตติ การดำเนินขั้นตอนการลงคะแนน ขอบเขตการถ่ายทอด (streaming) และการพิจารณาเรื่องสิทธิในภาพและความเป็นส่วนตัว

(2) การประชุมคณะกรรมการออนไลน์และรูปแบบอื่น

กรรมการถูกแต่งตั้งโดยที่ประชุมผู้ถือหุ้นบนพื้นฐานของความไว้วางใจเป็นการส่วนบุคคล ดังนั้น แตกต่างจากการประชุมผู้ถือหุ้น กรรมการจึงไม่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นเข้าประชุมแทน (proxy) ได้

ขณะเดียวกัน กรรมการอาจอยู่ห่างไกล ทำให้การเข้าร่วม ณ สถานที่จริงเป็นเรื่องยาก จึงเกิดคำถามเชิงปฏิบัติว่า การประชุมคณะกรรมการสามารถจัดผ่านออนไลน์หรือวิธีอื่นที่คล้ายกันได้หรือไม่


โดยหลัก	กรรมการเรียกประชุมและเข้าร่วม ณ สถานที่จริง
ข้อยกเว้น 1 (การประชุมออนไลน์)	อนุญาตให้จัดประชุมออนไลน์ที่มีภาพและเสียงแบบเรียลไทม์
ข้อยกเว้น 2 (การประชุมทางโทรศัพท์)	การประชุมทางโทรศัพท์อาจมีประเด็น เช่น ระบุตัวผู้พูดยากเพราะผู้เข้าร่วมไม่เห็นกัน อย่างไรก็ดี หากสามารถยืนยันตัวตนผู้เข้าร่วมได้ และกรรมการแต่ละคนสามารถรับรู้คำกล่าวของผู้อื่นได้ทันทีและอภิปรายได้อย่างเพียงพอ ก็อาจถือว่าเป็นการประชุมคณะกรรมการที่มีผลใช้ได้
ข้อยกเว้น 3 (มติเป็นลายลักษณ์อักษร)	หากข้อบังคับบริษัทกำหนดไว้ สามารถถือว่ามีมติโดยไม่ต้องจัดประชุมคณะกรรมการได้ โดยการได้รับความยินยอมเป็นเอกฉันท์จากกรรมการทุกคนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือโดยบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ หากบริษัทมีผู้ตรวจสอบบริษัท (company auditors) ก็ต้องไม่มีการคัดค้านจากผู้ตรวจสอบบริษัทด้วย

４．กติกาการจัดทำรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น

เมื่อมีการประชุมผู้ถือหุ้น บริษัทต้องจัดทำรายงานการประชุม (minutes) ตาม Companies Act โดยรายงานการประชุมมักระบุวันและสถานที่ประชุม กระบวนการประชุมและผลของมติ ชื่อของเจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วม ชื่อประธานที่ประชุม และชื่อกรรมการผู้รับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม

นอกจากนี้ หากกรรมการ ผู้ตรวจสอบบริษัท (company auditors) ที่ปรึกษาทางบัญชี (accounting advisors) ผู้สอบบัญชี (accounting auditors) และบุคคลอื่นที่คล้ายกันแสดงความเห็นบางประการหรือมีถ้อยแถลงในการประชุมผู้ถือหุ้น ก็ต้องบันทึก “สรุป” ของความเห็น/ถ้อยแถลงนั้นไว้ในรายงานการประชุมด้วย

รายงานการประชุมเป็นภาษาอังกฤษมีผลใช้ได้หรือไม่?

Companies Act ไม่ได้กำหนดภาษาของรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น ดังนั้น รายงานการประชุมสามารถจัดทำเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่นได้ อย่างไรก็ดี ในทางปฏิบัติ กระบวนการต่อหน้า Legal Affairs Bureau ศาล และหน่วยงานภาษี โดยทั่วไปตั้งสมมติฐานว่าเป็นภาษาญี่ปุ่น ด้วยเหตุนี้ จึงแนะนำให้ถือฉบับภาษาญี่ปุ่นเป็น “ต้นฉบับ” และจัดทำฉบับภาษาต่างประเทศเป็น “คำแปล”

เพื่อประกอบความเข้าใจ ข้อบังคับบริษัทสามารถจัดทำเป็นแบบสองภาษา ญี่ปุ่น–อังกฤษได้เช่นกัน อย่างไรก็ดี ข้อความภาษาญี่ปุ่นเท่านั้นที่มีผลทางกฎหมาย และหากมีความไม่สอดคล้องกัน ให้ยึดภาษาญี่ปุ่นเป็นหลัก (ดู SERIES 2-03: ข้อบังคับบริษัท (Articles of Incorporation) คืออะไร?)

５．สรุป

Companies Act กำหนดกติกาอย่างละเอียดเกี่ยวกับอำนาจและขั้นตอนของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัท หากบริษัทใช้อำนาจเกินขอบเขตหรือเกิดความผิดพลาดด้านขั้นตอน อาจเผชิญความเสี่ยงถูกฟ้องร้องจากผู้ถือหุ้นและบุคคลอื่นได้ ดังนั้น จึงควรดำเนินการอย่างรอบคอบ รวมถึงปรึกษาผู้เชี่ยวชาญตามความจำเป็น

นอกจากนี้ ทั้งการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการบริษัทถูกจัดในรูปแบบออนไลน์หรือรูปแบบที่คล้ายกันมากขึ้นตามความก้าวหน้าด้านดิจิทัล หากคุณบริหารบริษัทในญี่ปุ่นหรือเข้าร่วมในบริษัทญี่ปุ่นในฐานะผู้ถือหุ้น การเข้าใจประโยชน์และความเสี่ยงของกลไกเหล่านี้อย่างถูกต้องจึงมีความสำคัญ

สายด่วนบริการภาษาไทย

TEL：+81-70-4753-3190/ +66-88-919-2266

LINE　　

แนะนำทนาย

เรียวตะ โยชิทากิ

สาขาที่เชี่ยวชาญ

คุณโยชิทากิเชี่ยวชาญด้านกฎระเบียบฟินเทค (Fintech), การควบรวมและซื้อกิจการระหว่างประเทศ (cross-border M&A) และกิจการด้านกฎหมายของสตาร์ทอัพ โดยมีความสามารถโดดเด่นในการสนับสนุนการขยายธุรกิจไปทั่วโลกของบริษัทที่กำลังเติบโต คุณโยชิทากิเริ่มต้นอาชีพในตำแหน่งที่ปรึกษากฎหมายภายในองค์กรที่ธนาคารรายใหญ่แห่งหนึ่งของญี่ปุ่น โดยรับผิดชอบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงิน และในระหว่างที่ได้รับมอบหมายให้ไปประจำที่สถาบันการเงินในประเทศไทย ก็ได้มีส่วนร่วมในการส่งเสริมโครงการความร่วมมือระหว่างประเทศสำหรับระบบการชำระเงินด้วยคิวอาร์โค้ด หลังจากนั้น คุณโยชิทากิได้ทำงานที่สำนักงานในประเทศไทยแห่งหนึ่งซึ่งเป็นสำนักงานกฎหมายชั้นนำที่ใหญ่ที่สุดในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ โดยรับผิดชอบคดีความระหว่างประเทศที่หลากหลายสำหรับลูกค้าชาวญี่ปุ่น เช่น ปัญหาด้านแรงงาน, การควบรวมและซื้อกิจการ และการระงับข้อพิพาท โดยทำงานร่วมกับทีมงานจากหลากหลายเชื้อชาติ และมีผลงานเป็นที่ยอมรับในการเชื่อมช่องว่างทางวัฒนธรรมและกฎหมายระหว่างประเทศ ปัจจุบัน คุณโยชิทากิมุ่งเน้นการสนับสนุนสตาร์ทอัพ (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับฟินเทค) ในการพัฒนาและดำเนินกลยุทธ์ทางกฎหมายที่ครอบคลุมทั้งในญี่ปุ่นและเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ อีกทั้งยังได้สร้างโครงสร้างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการระดมทุนและการขยายธุรกิจระหว่างประเทศให้กับบริษัทเกิดใหม่หลายแห่ง จนได้รับความไว้วางใจในฐานะ “พันธมิตรที่นำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาที่ใช้งานได้จริงและมุ่งเน้นทางธุรกิจ”

ประวัติการศึกษาและประสบการณ์การทำงาน

2011. 3	จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยเคโอ (นิติศาสตรบัณฑิต)
2013. 3	จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยโตเกียว (นิติศาสตรมหาบัณฑิต)
2014.11	ผ่านการอบรมจากสถาบันวิจัยและอบรมกฎหมายแห่งศาลฎีกาญี่ปุ่น
2015. 1 ～ 2020. 8	ธนาคารเอ็มยูเอฟจี จำกัด (ที่ปรึกษากฎหมายภายในองค์กร)
2020. 8 ～ 2021. 9	Rajah & Tann Asia (สำนักงานประเทศไทย)
2022.10 ～ 2025. 9	ประกอบวิชาชีพในกรุงเทพฯ ประเทศไทย (บริษัทสตาร์ทอัพ)
2025. 10	เข้าร่วมสำนักงานกฎหมาย AZ MORE International

　AZ MORE สำนักงานกฎหมายระหว่างประเทศ