SERIES 2-07: การปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance) และการบริหารจัดการภายใน

１．ความสำคัญของการสร้างระบบการปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance)

กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นกำหนดให้บริษัทขนาดใหญ่ (Daigaisha) มีหน้าที่ต้องจัดให้มีระบบควบคุมภายใน อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance) มิได้มีความสำคัญเฉพาะกับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แม้จะเป็นวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หากละเลยการจัดวางระบบการปฏิบัติตามกฎหมายและการบริหารจัดการภายใน ก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงร้ายแรงต่อบริษัทได้

สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ไม่มีหน้าที่ต้องจัดให้มีระบบควบคุมภายใน หรือบริษัทต่างชาติที่เพิ่งเข้ามาดำเนินธุรกิจในญี่ปุ่นก็เช่นเดียวกัน ยิ่งไปกว่านั้น บริษัทที่ระบบยังไม่พร้อมกลับมีแนวโน้มที่ความเสี่ยงจะปรากฏขึ้นได้ง่ายกว่า โดยเฉพาะบริษัทต่างชาติ เนื่องด้วยความแตกต่างด้านวัฒนธรรม ธรรมเนียมทางการค้า และระบบกฎหมาย “สิ่งที่ไม่เคยเป็นปัญหาในประเทศของตน” จึงมักกลายเป็นความเสี่ยงใหญ่ในญี่ปุ่นได้ง่าย บทความนี้จะอธิบายประเด็นขั้นต่ำที่ควรทราบโดยแยกตามหัวข้อ

２．ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมของรายการการปฏิบัติตามกฎหมายที่ควรระมัดระวัง

（１）การจัดการด้านภาษีและบัญชี

ในช่วงเริ่มก่อตั้งบริษัท งานด้านภาษีและบัญชีมักถูกเลื่อนออกไปก่อน แต่หากยอดขายขยายตัวขึ้นในสภาพที่การจัดการยังหละหลวม อาจถึงจุดหนึ่งที่ถูกสำนักงานสรรพากรแห่งชาติ หรือ (หากมีการนำเข้าส่งออก) ศุลกากร ตรวจพบและชี้ประเด็น เช่น การยื่นแบบแสดงรายการไม่ครบถ้วน ขึ้นมาอย่างกะทันหัน และถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลังเป็นจำนวนมาก การให้ทนายความที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี (Zeirishi) เข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่ช่วงก่อตั้งซึ่งยอดขายยังน้อย เพื่อวางรากฐานให้เรียบร้อย จะช่วยยับยั้งความเสี่ยงและต้นทุนที่ใหญ่ในอนาคต

（２）　การจัดการความลับทางการค้า (การนำข้อมูลออกไปโดยพนักงานที่ลาออก)

กรณีที่ข้อมูลลูกค้า เทคโนโลยี หรือโนว์ฮาว (know-how) ถูกพนักงานที่ลาออกนำออกไปนั้นเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องไม่ขาดสาย

ตามกฎหมายป้องกันการแข่งขันที่ไม่เป็นธรรมของญี่ปุ่น การที่ข้อมูลจะได้รับความคุ้มครองทางกฎหมายในฐานะ “ความลับทางการค้า” จำเป็นต้องมีการจัดการข้อมูลนั้นในฐานะความลับ (คุณสมบัติด้านการจัดการความลับ) เป็นต้น หากไม่ได้จัดการอย่างเหมาะสมเป็นประจำ แม้ข้อมูลจะถูกนำออกไปก็ไม่อาจได้รับความคุ้มครองทางกฎหมาย การจัดการต่าง ๆ เช่น การทำสัญญารักษาความลับ (NDA) และหนังสือคำมั่น (เมื่อเข้าทำงานและเมื่อลาออก) การติดเครื่องหมาย “ลับ” และการจำกัดสิทธิการเข้าถึง การตรวจสอบยืนยันการคืนข้อมูลเมื่อลาออก จึงมีความสำคัญ

（３）การจัดการผู้รับมอบหมายงาน (กฎหมายผู้รับเหมาช่วง / กฎหมายฟรีแลนซ์ฉบับใหม่)

ในการมอบหมายงาน จำเป็นต้องระมัดระวังกฎหมายที่กำกับดูแลธุรกรรมกับผู้รับมอบหมายงาน กฎหมายที่เรียกกันว่า “กฎหมายผู้รับเหมาช่วง (Shitauke-ho)” ห้ามการลดค่าตอบแทน การจ่ายเงินล่าช้า การกดราคา เป็นต้น โดยกฎหมายนี้ได้รับการแก้ไขและเปลี่ยนชื่อในเดือนมกราคม ค.ศ. 2026 ปัจจุบันกลายเป็น “Toriteki-ho (กฎหมายว่าด้วยการทำให้ธุรกรรมการรับมอบหมายงานของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมีความเหมาะสมเป็นธรรม)” และมีการเข้มงวดกฎเกณฑ์มากขึ้น

นอกจากนี้ กฎหมายฟรีแลนซ์ฉบับใหม่ซึ่งมีผลบังคับใช้ในเดือนพฤศจิกายน ค.ศ. 2024 กำหนดหน้าที่เกี่ยวกับการมอบหมายงานให้แก่บุคคลธรรมดา (ผู้ประกอบการรับมอบหมายงานเฉพาะ – Tokutei Jutaku Jigyosha) ให้ต้องแสดงเงื่อนไขของธุรกรรมอย่างชัดเจน และจ่ายค่าตอบแทนภายในกำหนด (โดยหลักภายใน 60 วัน) และเนื่องจากไม่มีเงื่อนไขด้านทุนจดทะเบียน จึงอาจใช้บังคับกับผู้ประกอบการขนาดเล็กด้วย

หากฝ่าฝืน อาจถูกคณะกรรมการการค้าที่เป็นธรรมแห่งญี่ปุ่น เป็นต้น ให้คำแนะนำ ตักเตือน หรืออาจถูกประกาศชื่อบริษัทต่อสาธารณะ (ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา กรณีที่ถูกประกาศชื่อก็เพิ่มขึ้น) จึงจำเป็นต้องจัดเตรียมสัญญา เอกสารการสั่งงาน และกำหนดระยะเวลาการชำระเงินให้เรียบร้อย

（４）มาตรการป้องกันการคุกคาม (Harassment)

ในญี่ปุ่น ตามกฎหมายส่งเสริมมาตรการแรงงานแบบครอบคลุมฉบับแก้ไข (กฎหมายป้องกันการคุกคามโดยใช้อำนาจ (Power Harassment) ซึ่งตั้งแต่เดือนเมษายน ค.ศ. 2022 เป็นต้นมา วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมก็ตกอยู่ภายใต้หน้าที่นี้ด้วย) บริษัทมีหน้าที่ต้องจัดให้มีมาตรการป้องกันการคุกคาม จุดที่ควรระวังคือ พฤติกรรมที่ในอดีตแม้แต่ในญี่ปุ่นเองก็ไม่ถูกมองว่าเป็นการคุกคาม กลับถูกประเมินว่าเป็นการคุกคามในช่วงไม่กี่ปีมานี้ และมีกรณีที่การกระทำโดยปราศจากเจตนาร้ายของผู้บริหารหรือพนักงานของบริษัทต่างชาติกลายเป็นปัญหาข้อพิพาทด้วย ต่อไปนี้คือตัวอย่างทั่วไปที่เป็นลักษณะเฉพาะของญี่ปุ่น


ตัวอย่างที่ ①　การบังคับให้ร่วมงานเลี้ยงและดื่มสุรา (Alcohol Harassment):　บังคับโดยพฤตินัยให้เข้าร่วมงานสังสรรค์ รินเหล้า หรือดื่มสุรา หากปฏิเสธจะถูกประเมินว่า “ขาดความร่วมมือ” ในอดีตเคยได้รับการยอมรับในฐานะ “การสื่อสารผ่านวงเหล้า (Nominication)” แต่ปัจจุบันอาจเข้าข่ายเป็นการคุกคาม
ตัวอย่างที่ ②　การพูดถึงเรื่องการแต่งงาน การมีบุตร ฯลฯ (Sexual Harassment / Maternity Harassment):　พูดกับพนักงานโสดซ้ำ ๆ เช่น “ทำไมยังไม่รีบแต่งงาน” และเหมารวมเอาเองว่าอีกไม่นานคงลาออก จึงมอบหมายให้ทำแต่งานง่าย ๆ แม้เจ้าตัวจะตั้งใจว่าเป็น “ความห่วงใย” ก็อาจเข้าข่ายได้

ทั้งสองกรณี ผู้กระทำมักไม่มีเจตนาร้าย แต่ในญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญกับการรับรู้ความรู้สึกของฝ่ายพนักงาน ความเสี่ยงมีหลากหลายด้าน ได้แก่ ① ข้อพิพาทแรงงานที่มีสาเหตุจากการคุกคามมีไม่น้อย หากพนักงานไปร้องเรียนต่อสำนักงานตรวจสอบมาตรฐานแรงงานหรือสำนักแรงงาน บริษัทจะถูกบีบให้ต้องรับมือกับกระบวนการทางปกครอง ② หากเลิกจ้างพนักงานที่ร้องเรียนความเสียหายโดยอ้างเหตุจากฝ่ายบริษัท มีแนวโน้มสูงที่จะถูกถือว่าเป็นการปฏิบัติที่เป็นผลร้ายและผิดกฎหมาย ทำให้การเลิกจ้างยิ่งยากขึ้นไปอีก ③ หากปล่อยปละละเลย ไม่เพียงบริษัทเท่านั้น กรรมการบริษัทเป็นการส่วนตัวก็อาจถูกเรียกร้องให้รับผิดชดใช้ค่าเสียหายฐานฝ่าฝืนหน้าที่ความระมัดระวังในฐานะผู้จัดการที่รอบคอบ ④ ยังก่อให้เกิดการสูญเสียบุคลากรและความยากลำบากในการสรรหาพนักงานอันเนื่องมาจากการบอกต่อ (รีวิว) อีกด้วย

ในบริษัทญี่ปุ่นโดยทั่วไปจะมีการดำเนินมาตรการต่าง ๆ เช่น การระบุพฤติกรรมต้องห้ามไว้อย่างชัดเจนในข้อบังคับการทำงานและระเบียบว่าด้วยการป้องกัน การจัดตั้งช่องทางให้คำปรึกษา (ช่องทางแจ้งเบาะแส) การอบรมเป็นประจำ และการจัดวางกระบวนการสอบสวนข้อเท็จจริงและป้องกันการเกิดซ้ำ

（５）การตรวจสอบกลุ่มต่อต้านสังคม (Hansha Check)

“กลุ่มต่อต้านสังคม (anti-social forces)” หมายถึงแก๊งอาชญากรรม (Boryokudan) และผู้ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น ในญี่ปุ่น แต่ละจังหวัด (โท-โด-ฟุ-เค็ง) ได้ตรา “ข้อบัญญัติว่าด้วยการขจัดแก๊งอาชญากรรม (Boryokudan Haijo Jorei, เรียกย่อว่า ข้อบัญญัติ Bohai)” เพื่อผลักดันการขจัดกลุ่มต่อต้านสังคม ข้อบัญญัติดังกล่าวจำนวนมากกำหนดให้ผู้ประกอบการมีหน้าที่ที่ต้องพยายามปฏิบัติ (effort obligation) ในการกำหนดข้อสัญญาว่าด้วยการปฏิเสธกลุ่มต่อต้านสังคมเมื่อทำสัญญา

จากภูมิหลังดังกล่าว การตรวจสอบยืนยันเมื่อทำสัญญาว่าคู่สัญญาไม่ใช่กลุ่มต่อต้านสังคม (การตรวจสอบกลุ่มต่อต้านสังคม) และการใส่ข้อสัญญาปฏิเสธกลุ่มต่อต้านสังคมไว้ในสัญญา ได้กลายเป็นแนวปฏิบัติทั่วไปโดยไม่จำกัดขนาดของบริษัท สำหรับบริษัทต่างชาติอาจเป็นข้อสัญญาที่ไม่คุ้นเคย แต่เมื่อทำสัญญากับบริษัทญี่ปุ่น แทบจะกล่าวได้ว่าข้อสัญญานี้จะถูกใส่ไว้เสมอ

３．บทสรุป

ประเด็นที่ว่า “หากละเลยการบริหารจัดการภายในจะนำไปสู่ความเสี่ยงร้ายแรง” มิใช่เรื่องไกลตัวสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หรือบริษัทต่างชาติที่เพิ่งเข้ามาดำเนินธุรกิจในญี่ปุ่นเช่นกัน เมื่อเริ่มดำเนินธุรกิจในญี่ปุ่น ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ เช่น ทนายความและผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี (Zeirishi) ตั้งแต่ระยะแรก และจัดวางระบบบริหารจัดการภายในที่จำเป็นให้เรียบร้อย

สายด่วนบริการภาษาไทย

TEL：+81-70-4753-3190/ +66-88-919-2266

LINE　　

แนะนำทนาย

เรียวตะ โยชิทากิ

สาขาที่เชี่ยวชาญ

คุณโยชิทากิเชี่ยวชาญด้านกฎระเบียบฟินเทค (Fintech), การควบรวมและซื้อกิจการระหว่างประเทศ (cross-border M&A) และกิจการด้านกฎหมายของสตาร์ทอัพ โดยมีความสามารถโดดเด่นในการสนับสนุนการขยายธุรกิจไปทั่วโลกของบริษัทที่กำลังเติบโต คุณโยชิทากิเริ่มต้นอาชีพในตำแหน่งที่ปรึกษากฎหมายภายในองค์กรที่ธนาคารรายใหญ่แห่งหนึ่งของญี่ปุ่น โดยรับผิดชอบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงิน และในระหว่างที่ได้รับมอบหมายให้ไปประจำที่สถาบันการเงินในประเทศไทย ก็ได้มีส่วนร่วมในการส่งเสริมโครงการความร่วมมือระหว่างประเทศสำหรับระบบการชำระเงินด้วยคิวอาร์โค้ด หลังจากนั้น คุณโยชิทากิได้ทำงานที่สำนักงานในประเทศไทยแห่งหนึ่งซึ่งเป็นสำนักงานกฎหมายชั้นนำที่ใหญ่ที่สุดในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ โดยรับผิดชอบคดีความระหว่างประเทศที่หลากหลายสำหรับลูกค้าชาวญี่ปุ่น เช่น ปัญหาด้านแรงงาน, การควบรวมและซื้อกิจการ และการระงับข้อพิพาท โดยทำงานร่วมกับทีมงานจากหลากหลายเชื้อชาติ และมีผลงานเป็นที่ยอมรับในการเชื่อมช่องว่างทางวัฒนธรรมและกฎหมายระหว่างประเทศ ปัจจุบัน คุณโยชิทากิมุ่งเน้นการสนับสนุนสตาร์ทอัพ (โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับฟินเทค) ในการพัฒนาและดำเนินกลยุทธ์ทางกฎหมายที่ครอบคลุมทั้งในญี่ปุ่นและเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ อีกทั้งยังได้สร้างโครงสร้างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการระดมทุนและการขยายธุรกิจระหว่างประเทศให้กับบริษัทเกิดใหม่หลายแห่ง จนได้รับความไว้วางใจในฐานะ “พันธมิตรที่นำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาที่ใช้งานได้จริงและมุ่งเน้นทางธุรกิจ”

ประวัติการศึกษาและประสบการณ์การทำงาน

2011. 3	จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยเคโอ (นิติศาสตรบัณฑิต)
2013. 3	จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยโตเกียว (นิติศาสตรมหาบัณฑิต)
2014.11	ผ่านการอบรมจากสถาบันวิจัยและอบรมกฎหมายแห่งศาลฎีกาญี่ปุ่น
2015. 1 ～ 2020. 8	ธนาคารเอ็มยูเอฟจี จำกัด (ที่ปรึกษากฎหมายภายในองค์กร)
2020. 8 ～ 2021. 9	Rajah & Tann Asia (สำนักงานประเทศไทย)
2022.10 ～ 2025. 9	ประกอบวิชาชีพในกรุงเทพฯ ประเทศไทย (บริษัทสตาร์ทอัพ)
2025. 10	เข้าร่วมสำนักงานกฎหมาย AZ MORE International

　AZ MORE สำนักงานกฎหมายระหว่างประเทศ