일본에서 주식회사를 설립할 때 반드시 정관(定款)을 작성해야 합니다. 정관이란 회사의 명칭·목적·조직·운영 규칙 등을 정한, 이른바 회사의 ‘헌법’과도 같습니다. 회사의 모든 의사결정은 최종적으로 이 정관의 틀 안에서 이루어집니다.

１．정관의 기재 사항과 작성 프로세스

정관의 기재 사항은 크게 두 가지가 됩니다

절대적 기재 사항: 법령상 반드시 기재해야 하는 사항으로, 회사의 목적·상호·본점 소재지·설립 시 출자되는 재산의 가액·발기인의 성명 등이 해당합니다. 이 중 하나라도 누락되면 정관 자체가 무효가 됩니다.

상대적 기재 사항: 기재하지 않아도 정관이 무효가 되지는 않지만, 정관에 명기해야 비로소 법적 효력이 발생하는 사항입니다. ‘주식의 양도 제한’ 등이 대표적인 예입니다.

정관 작성 프로세스는 먼저 발기인이 정관을 작성하고, 공증인사무소(公証役場)에서 공증인의 인증을 받아야 합니다. 이 인증을 거쳐야만 정관은 법적으로 유효해집니다. ‘전자 정관’으로 작성하는 것도 가능하며, 이 경우 종이 정관에 필요한 수입인지 대금(4만 엔)이 면제됩니다.

２．정관은 비공개

일본의 등기 제도에서는 회사의 명칭·소재지·임원·자본금 등이 등기부(등기사항증명서)에 기재되어 누구나 열람할 수 있습니다. 하지만 정관은 등기 대상이 아닙니다. 정관은 설립 시 공증인의 인증을 받지만 일반에 공개되지 않으며, 거래처나 경쟁사가 자유롭게 열람할 수 없습니다.

다만, 주주는 회사에 대해 정관 열람 및 등본 교부를 청구할 수 있습니다(회사법 제31조). 또한 설립 당시의 정관(원시정관)은 공증인사무소에서 등본 교부 신청이 가능합니다. ‘비공개’라고는 해도 완전히 비밀에 부쳐지는 것은 아니라는 점을 유의해야 합니다.

３．외국 기업이 특히 주의해야 할 포인트

（１）회사의 목적

정관에는 회사가 영위할 사업 내용을 ‘목적’으로서 구체적으로 기재해야 합니다. 회사는 정관에 기재된 목적 범위 내에서만 사업 활동을 할 수 있다는 것이 기본적인 원칙입니다. 따라서 향후 전개할 가능성이 있는 사업은 미리 목적에 포함해 두는 것이 실무상 중요합니다. 반면, 목적 기재가 지나치게 모호하면 등기 신청 시 법무국으로부터 보정 명령을 받을 수 있습니다. ‘구체적이면서도 미래를 내다본 목적 설정’이 정관 작성의 첫걸음입니다.

（２）주식의 양도 제한

대부분의 비상장 회사에서는 정관에 “주식을 양도하려면 이사회(또는 주주총회)의 승인을 요한다”는 취지를 규정하고 있습니다. 이를 통해 모르는 제삼자가 임의로 주주가 되는 것을 방지할 수 있습니다. 외국계 기업이 일본 법인을 설립할 때도 이 규정을 두는 것이 일반적입니다. 다만, 주식을 모기업 그룹 내에서 이전하는 경우 등 예외 규정을 둘지 여부는 그룹의 자본 정책과 함께 검토해야 합니다.

（３）정관에 기재되지 않는 정보 — 주주의 이름

정관이 ‘회사의 헌법’이라는 말을 들으면 회사에 관한 모든 정보가 기재되어 있다고 생각할 수 있습니다. 그러나 의외로 기재되지 않는 정보가 있는데, 바로 ‘주주의 이름’입니다. 정관에 기재되는 인명은 회사 설립 당시의 발기인(Incorporator)뿐입니다. 설립 후에 주주가 바뀌어도 그 정보는 정관에 반영되지 않습니다. 나아가 주주 정보는 등기부에도 기재되지 않습니다. 일본에서 주주명부는 회사가 내부적으로 관리하는 것이며, 외부에서는 원칙적으로 확인할 수 없습니다. “등기를 보면 누가 이 회사의 주주인지 알 수 있지 않을까?”라고 생각하는 외국인 비즈니스맨이 많지만, 일본의 시스템은 그렇지 않습니다. 주주 구성을 확인하고 싶다면 듀 딜리전스(Due Diligence) 프로세스를 통해 회사가 관리하는 주주명부의 개시를 받는 것이 일반적입니다.

４．정관에 영문을 병기할 수 있는가

외국 기업들로부터 자주 받는 질문 중 하나가 “정관을 영어로 만들 수 있나요?”라는 것입니다. 결론부터 말씀드리면, 법적으로 유효한 정관은 일본어로 작성해야 합니다. 영문을 병기한 ‘일영 대역 정관’을 만드는 것은 가능하지만, 법적 효력을 갖는 것은 일본어 부분입니다. 만일 내용에 차이가 발생할 경우 일본어가 우선합니다. 그럼에도 불구하고 영문 대역본을 사내 자료나 본사 보고용으로 준비해 두는 것은 실무상 매우 유용합니다. 일본 법제에 익숙하지 않은 본사 스태프나 이사진과의 원활한 정보 공유가 가능해지기 때문입니다.

５．정관 변경 프로세스

정관은 ‘회사의 헌법’입니다. 헌법이 쉽게 개정되어서는 안 되듯이, 정관 변경에도 엄격한 절차가 요구됩니다. 구체적으로는 주주총회의 특별결의가 필요합니다. 이는 “의결권의 과반수를 가진 주주가 출석하고, 출석한 주주 의결권의 3분의 2 이상이 찬성”해야 하는 절차로, 일반 결의보다 요건이 까다롭습니다(회사법 제466조, 제309조 제2항 제11호). 경영진이 단독으로 변경할 수 있는 것이 아니라, 주주 전체의 합의 형성이 전제되어야 합니다. 또한 변경 내용이 상호·본점 소재지·목적 등 등기 사항과 관련된 경우에는 등기 변경 절차도 별도로 필요합니다. 변경 후의 정관은 사내에서 적절히 관리하고 공유하는 것도 중요합니다.

6．요약

정관은 회사의 근본 규칙을 정한 가장 중요한 문서이지만, 그 내용과 취급 방식은 국가마다 크게 다릅니다. 일본에서는 목적 설정, 주식 양도 제한 설계, 변경 절차에 대한 이해가 실무상 특히 중요합니다. 또한 “정관을 본다고 해서 회사의 모든 것을 알 수 있는 것은 아니다”라는 점(특히 주주 정보를 외부에서 확인할 수 없는 구조)은 일본 비즈니스를 이해하기 위해 반드시 짚고 넘어가야 할 포인트입니다.

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